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Canal de denuncias

CANAL DE DENUNCIAS

AdeA ha realizado una apuesta decidida en favor de la implantación de una serie de normas y principios éticos que considera esenciales para proceder a la ejecución de la actividad empresarial sin infringir ninguna norma ni causar daños a terceros.

Uno de los controles determinados por la legislación penal para conseguir alcanzar este objetivo es la creación de un canal de denuncias a través del cual el órgano de dirección de AdeA pueda conocer las posibles infracciones y reaccionar de inmediato frente a ellas.

Por consiguiente, el canal de denuncias es una plataforma implantada para los empleados de AdeA, así como para las personas externas a la misma, que permite establecer un mecanismo para la realización de consultas y denuncias relacionadas con las diferentes normas y principios que deben guiar el comportamiento de todos los empleados.

El objetivo de este canal es detectar conductas irregulares o poco apropiadas. Por tanto, animamos a cualquier funcionario, cliente o cualquier persona que tenga contacto con nuestros productos y servicios a comunicarse con nosotros y hacernos llegar sus quejas o sugerencias.

En concreto, podrán ser objeto de denuncia:

  • Cualquier vulneración de la ley, de las políticas o de los procedimientos vigentes.
  • Cualquier acto ilícito cometido por cualquier medio contra nuestros principales grupos de interés: funcionarios, clientes, accionistas, socios de negocio, proveedores… así como el intento de encubrirlo.
  • Cualquier conducta que contravenga las normas éticas implantadas en AdeA: conductas éticas reprobables o deshonestas por parte de cualquier funcionario, empleado de la empresa, así como cualquier situación o acción que pueda suponer un conflicto de interés.
  • Todas aquellas situaciones detectadas no incluidas en ninguno de los apartados anteriores y que vulneren lo establecido en el Código de Conducta.

En consecuencia, podrá ser denunciada por medio del canal de denuncias todo comportamiento observado que infrinja la ley, el Código de Conducta, el Reglamento Interno o bien otras normas obligatorias, como son los protocolos y las políticas implantadas en AdeA.

 

PROCEDIMIENTO SANCIONADOR

La denuncia podrá realizarse por escrito a la dirección de correo electrónico calidad@adea.es o bien por correo ordinario a la dirección:

Administradora de Archivos, S.A.
Pol. Ind. Miralcampo – Avenida de Miralcampo, 7
19200 Azuqueca de Henares (Guadalajara)

En la denuncia deberán figurar de forma clara los siguientes datos:

  • Nombre y apellidos del denunciante
  • Número de teléfono
  • Correo electrónico
  • Fecha de la denuncia o comunicación
  • Fecha de los hechos denunciados o comunicados
  • Persona o personas involucradas
  • Si fuera posible, indicar el lugar u organismo ante el que se cometió la infracción y la fecha de la comisión
  • Hechos y alcance de la infracción
  • Persona o personas afectadas
  • En caso de que el denunciante cuente con documentos o testigos de la infracción deberá indicarlo al efecto de que los responsables puedan tener acceso a los mismos
  • Toda aquella documentación adicional que considere

En ningún caso se admitirán ni tramitarán las denuncias anónimas.

El lenguaje de la denuncia deberá ser sencillo y claro, explicando los motivos que fundamentan la misma a fin de que pueda ser comprendida por todos los implicados.

Una copia de la denuncia será entregada a:

  • Al denunciante para su ratificación.
  • Todos los miembros del Comité de Cumplimiento Normativo para su instrucción y seguimiento.
  • En los casos en los que proceda, a los representantes sindicales, conforme determina el artículo 68 ET.

Tras la recepción de la denuncia se decretará la apertura del expediente y, en el plazo de quince días, se dará traslado del mismo a la persona implicada para que conozca los hechos susceptibles de sanción y la apertura del expediente sancionador, así como el instructor del mismo.

Esta notificación podría demorarse hasta un máximo de tres meses en aquellos casos en los que se estimara por los responsables de AdeA que la misma pondría en peligro la investigación y/o la acreditación de los hechos denunciados.

La entrega de la citada documentación se realizará personalmente acreditando la misma por medio de la firma manuscrita del denunciado (recibí), a fin de que pueda realizar en plazo las correspondientes alegaciones.

Las alegaciones deberán ser entregadas en el plazo de cinco días al instructor. La falta de presentación de dicho escrito no podrá ser considerada como una asunción de culpa por parte del denunciado, de manera que deberá continuarse el procedimiento por los cauces determinados.

Durante el periodo determinado en el párrafo precedente, los responsables de la tramitación de la denuncia examinarán los documentos y a los testigos, al efecto de comprobar la comisión de la posible infracción.

Finalmente, se dará audiencia al denunciado, y en su caso a los representantes sindicales, a fin de que pueda declarar y proponer aquellas pruebas que entienda necesarias para defenderse frente a la denuncia formulada de contrario.

En el plazo de diez días desde la citada audiencia, las partes implicadas podrán interponer un escrito de alegaciones explicando el alcance que a su juicio han tenido las pruebas practicadas.

Finalmente, tras exponer los hechos al Órgano de Administración, el Comité de Cumplimiento Normativo dictará la correspondiente resolución motivada, que será inmediatamente notificada por escrito al denunciado y, en su caso, a los representantes sindicales.

La sanción será firme una vez transcurran quince días desde que sea impuesta por el órgano correspondiente, salvo que la misma sea impugnada en sede jurisdiccional.

AdeA efectuará las actuaciones necesarias para mantener en todo momento la confidencialidad respecto de todos los datos que puedan tener acceso al procedimiento sancionador y se impedirá que el denunciado conozca los datos del denunciante.

Se guardará toda la documentación originada como consecuencia de la incoación del proceso sancionador.

AdeA anima decididamente a todos los directivos, empleados, proveedores y clientes para que denuncien todas aquellas actividades o comportamientos que puedan vulnerar la ley, el Código de Conducta o las políticas de la compañía, aseverando que, en ningún caso, el ejercicio de esta facultad comportará represalias para el denunciante.

Por el contrario, AdeA no tolerará el uso abusivo de esta eficaz herramienta mediante su utilización fraudulenta. De esta manera, la empresa sancionará a cualquier denunciante que interponga denuncias falsas o temerarias.